【聯強EMBA】組織氣候的培養
作者:杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)

一個組織的「氣候」引導著每一位成員的走向,帶來的影響是全面性地,例如,當組織氣候低迷的時候,所有成員都會籠罩在其中而跟著士氣低落;又如果組織中瀰漫著輕挑、散漫的氣氛,則整體員工的積極性、專注程度都會受到影響。因此,帶領部門建立「正確」的組織氣候,是主管相當重要的工作。以下針對市場環境對組織士氣的影響、組織內部溝通的氣氛,以及成員看待穿著、儀態的態度等三方面為例,討論主管應如何調節、培養正確的組織氣候。

組織中常見這種情形:當業績好的時候,所有成員儘管忙碌,但士氣高昂;相對地,業績不好的時候,士氣跟著低落,雖然此時的工作負荷相對較低。為什麼呢?這便與組織氣候有關。由於每個人都在擔心未來,因此,維持組織氣候相當重要的因素,就是不讓成員單憑感覺來判斷事物。主管應該知道如何引導成員用正確的方法與態度來因應各種訊息:當業績好而使得工作特別忙碌時,主管應該要明確地告訴員工,這種情形是暫時性地,還是會持續一段時期。長短期的不同,因應的方法也不同,主管必須幫助員工正確地思考工作變得忙碌的原因,否則,業績好也可能帶來負面的效果。

以聯強的物流中心來講,業績好的時候,出貨量特別大,物流中心的工作負荷較往常提高。在頭一、兩天,可能所有員工的士氣都特別高昂,足以因應一時的工作量增加,但這種狀況若持續下去,員工的士氣卻可能因為過於疲累而迅速下滑。因此,主管應該在一開始就明確告訴員工,「忙碌的日子將會持續多久」、「未來這段時間將會特別累」等等,並且讓員工瞭解這是公司業績好的現象,使所有人都有足夠的心理準備,能夠自行調適本身的工作狀況。

對業務單位而言,業績高峰最常面臨的問題是客戶信用額度不夠。因此,主管要能預先提醒業務人員這項警訊,先行設法解決,以免當業務人員衝刺業績時,卻因為客戶信用額度用滿而徒呼負負,這對士氣同樣是種打擊。

無論面對何種狀況,領導者都要能夠冷靜、理性地對員工指出問題的重心,避免員工從表象來看事情,否則,士氣高昂的另一面,很可能就是徹底地潰散,就像水位暴漲可能導致潰堤一般。要維持正確的組織氣候,主管須能夠正確地判斷並適時提出警訊,別讓所有員工都處在過度高亢的氣氛中。

反過來說,當業績不好的時候,主管也應仔細判斷這是市場短期的波動,或是長期現象。如果只是短期波動,則應該先穩住員工士氣,將打算採取的解決方法告訴員工,並且小心地測試市場狀況,掌握正確的資訊。否則,一時的市場波動卻在員工之間以訛傳訛,將對組織造成相當大的傷害。如果市場持續性地低迷,員工的工作負荷相對較輕,此時,應該多花時間在員工的訓練上面,待下回市場回升的時候,人員的能力均將有所提升,這是另一種因應之道。

所有事物都有「超漲」、「超跌」的特性。例如,當市場狀況好的時候,人們往往過於樂觀,結果造成庫存過剩的情形;市場不好的時候,人的心理卻又過於悲觀,因為對市場前景失望而備貨不足,導致市場缺貨。經營管理者應該要冷靜地憑藉經驗來正確判斷實際狀況,同時矯正員工過於激烈的反應,使其回歸理性的軌道上。特別是人群往往有風潮特性,對於較敏感的事物,有時可能只是一時的風吹草動,卻因為很容易在組織中迅速擴散開來,而被過度膨脹,領導者應該避免員工產生此種情形。整體而言,調節組織中各種負荷的「過」與「不及」,可視為經營良好組織氣候最重要的事項。

除了因為客觀環境變化而對組織氣候產生的影響之外,組織成員之間溝通互動的習慣與氣氛,同樣也是組織氣候相當重要的的一環。舉例來說,曾有同仁為了完成某項工作而主動加班,結果另一名同事卻開玩笑地說,「做給老闆看的嗎?」結果造成當事人往後儘管有需要,卻也不太「敢」加班。由於一般人的普遍心理是不希望在群體之中太過突出,當組織中的其他成員對主動加班的人開類似的玩笑時,如果當事者較為敏感的話,很可能就會產生不良的影響。

從另一個角度來看,上述案例也反映出組織成員之間的互動、溝通方式,是否建立在一定的理性基礎之上。由於人與人之間的言語溝通相當頻繁,因為言語上的「失誤」而帶來的誤會、困擾也因此很難完全避免,因此,主管應該注意到,如何在組織中營造出適度的輕鬆而不失之輕浮、莊重但不流於呆板的組織氣候,並且仔細地拿捏其中的分寸,避免成員之間動不動就產生摩擦。

組織氣候當中,與內部溝通有關的部分還包括謠言的產生。謠言無論起源為何,經過以訛傳訛的結果,往往愈形擴大。對此,主管應該加以重視,主動將謠言指出來並且明確地澄清,因為謠言是讓組織動盪不安、偏離正常軌道的一個重大因素。

對於員工加班的情形,主管也不應該一味地認為這是好事,加班過度是一種不正常的現象,主管應該仔細判斷員工加班是短期或長期現象,並妥善處理,避免因為工作負荷過重而產生員工個人與組織的傷害。反過來說,完全不加班也不是正常現象。由於每日的工作量會有高低起伏,工作量少的時候自然較為輕鬆,當工作量多的時候,就得透過適度加班來完成,否則,將會造成工作的延誤。

再就穿著、儀態來看,一個人的穿著會影響個人的心情,以及整個群體的氣氛,穿著隨便的話,在組織處於持平、或是較低迷的時期,往往會讓士氣加速下挫,擴大影響程度。因此,組織中如何營造出重視穿著、注意儀態的氣氛來,也是培養正確組織氣候的一部分。

講究穿著、儀態,經常被拿來與「重視表面功夫」劃上等號,但這其中存在部分似是而非的的認知。事實上,在管理能力的學習成長過程中,可能遇到最困難的一件事,正是這種對於觀念的認知與應用產生似是而非的情形。例如,自由是普世公認的正確價值,但是否選擇自由就代表其他的事物都要放棄?又好比說,個人處世或企業經營都應該重視內在與實質,但這是否就表示對其他表面的事物都不必重視?從整體來看,上述情形彼此間並不衝突。但是,一般人卻很容易只看到事情的局部就驟下判斷,陷入瞎子摸象的盲點。

回到穿著的問題來看,並非為了膚淺的表象才重視穿著,而是因為這會影響到工作的心情與組織的氣氛。也因為服裝是培養一個人的氣宇,讓一個人有大將之風的開始,因此,要培養部屬成為幹部,也必須先使其注重穿著。基於上述種種原因,主管應該要帶領部門養成一種重視「穿著是否得體」的氣氛。

組織中有許多現象因為是動態的、顯性的,有跡象可循,只要找對方法,在因應上不會特別困難。但是當企業經營到一定的規模之後,往往會面臨繼續向上提升時的瓶頸,感到有股力不從心的感覺;公司對所有同仁同樣都施以培養與訓練,但不同的同仁得到的效果也不同,使得部分落後族群成為組織提升的阻力。諸如此類的問題,原因往往是出在一些細微無形之處,而組織氣候又是影響一個組織最全面,卻又最無形的因子。因此,主管領導一個部門必須是全面性地,並非只是驅動整個組織、部門去完成一項任務,還必須包括組織氣候的培養。(Y10313)

(本文取材自「聯強EMBA」,為聯強國際集團內部管理課程主題)

「聯強EMBA」授權書 @Synnex

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