【聯強EMBA】「系統習慣」的養成
作者:杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)

長久以來,公司藉由月報制度要求同仁養成整理、分析的習慣,某種程度已普遍性的引導同仁「數字表達」的習慣,並已達到一個好的成果。基於進一步強化同仁養成「系統習慣」的目的,我們希望鼓勵同仁藉由演練三項強化系統表達的方法,來建立「系統表達」的習慣;期望在耳濡目染中,提升個人「系統思考」的能力。

 系統思考就是面對一項事物時,能先掌握整體,再進入分析組成部件以及其關聯性, 再由個別部件往下拆解、分析更小的部件,整個掌握事物的結構與層次,才能透澈了解整個事物的內涵。相對而言,單點思考者就是直接由某一部位思考,以至於看不到整體,也考慮不到與其他部件的相互影響關係,所以判斷易有盲點,也易掛一漏萬,此即最大的差異。

因此,「系統習慣」就是養成「先掌握全部、再拆解成部件」的習慣。假如我們在日常的表達、描述、解說報表之際,能先說明整體、再說明部件,即是系統表達的習慣。 由於系統表達的背後,必然是一個先思考整體、再思考部件的思考習慣,而聽者順著表達的順序,接收時也會先接收到整體、再接收到部件, 如此一來就會形成講者、聽者都在演練這樣一個「先掌握整體,再掌握部件」的情形;而此一系統表達的習慣,將有助於延伸出個人建立系統思考、系統分析的習慣。

為了營造「系統習慣」的環境,我們希望所有工作月報的準備資料中,個人都可強化下列三種表達方式。

第一,是Top-down的結構方式。未來整個工作月報的結構,先整體再細部,呈現有結構、層次的表達;並且遇有統計報表時, 特別注意將「合計」的項目放在統計報表的最上方(過去習慣性會放最下面)。

第二,就是養成繪製「結構圖」或「流程圖」的習慣。因為 圖本身即代表一個整體,裡面的每一個方塊即是其部件,部件與部件間的連接線即是彼此間的關聯, 此法將有助於了解各部件之間的因果關係與先後順序。尤其人們是傾向於圖像式的記憶與思考,圖像的表達十分有助於講者的系統思考,以及聽者有系統的理解與記憶。

第三,是建立個人的工作控管表(control sheet)。將所負責之工作,有結構的表達於一張工作表上,用於 定期追蹤控管 ;此舉將有助於建立工作關照的完整度,並提高工作的精緻程度。

 「系統能力」是所有能力的根源 。經由月報體系推動「系統表達」的習慣,在耳濡目染、潛移默化中,公司內部形成一個具有「系統習慣」的環境;自然而然的,對養成每位同仁系統思考、系統分析、結構分析等等的「系統能力」,將更有助益。

(本文取材自「聯強EMBA」,為聯強國際集團內部管理課程主題)

「聯強EMBA」授權書 @Synnex

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