【聯強EMBA】到隔壁便利商店買東西,不要開車!
作者:杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)

汽車,是一項非常便利好用的代步工具,現代人幾乎不可能不用到它。但假使有人開著車子出門,卻只是為了到隔壁的便利商店買東西,聽起來恐怕會讓人覺得這是一件相當荒謬可笑的事。但是,在我們日常工作、生活當中,類似的情形難道不是經常發生嗎?

舉個例子來說,透過電子郵件可以把一個訊息同時發送給許多不同的對象,傳送速度極快,費用也相當便宜,的確非常好用。但一家公司中的兩個人,透過內線電話對談五分鐘便可以解決的事情,如果還要透過e-mail,打字寫mail、回覆、回答不清楚再問一次…。來來回回花的時間可能是打電話的十倍以上,溝通的效果卻不見得好。

又好比說,以前開會做簡報,可能是一邊報告一邊在白板上寫字畫圖,相當費事;如今,絕大部分公司開會,都是利用微軟的Power Point軟體製作投影片,精美、方便又省錢,而且透過動畫功能可以讓不同內容分批出現,藉以導引聽者的思路。可是,如果漫無節制地在投影片上加入複雜卻無太大意義的動畫、音效,乃至於各式各樣花俏的圖案,反而浪費時間,聽報告的人也很可能被弄得一頭霧水。

這些情形跟開著車子出門,卻只是為了到隔壁的便利商店買東西,豈非有著異曲同工之「妙」?

近來在網路應用方面相當流行e-learning。這對於員工人數眾多、分散各地的公司而言,如果需要持續、高頻度地對不同員工進行教育訓練,的確是一種非常好的解決方案。然而,是否所有的教育訓練都應該完全搬到網路上進行?對於一家只有十多位員工且集中在一間辦公室裡頭的公司,是否那麼迫切地應該馬上採用?如果課程內容的壽命不長,或是使用的頻度不高、人數不多,利用開會、書面化等既有的方式,可能比e-learning還要方便且有效。

事實上,效能強大的工具,其優勢通常來自於速度快、可重複使用等特點;但相對地,這類工具的初期建置成本通常較高,或是使用前需要較長的準備時間。因此,效能強大的工具,比較適合用在處理「大量」的事物上,例如長距離、使用人數多、頻度高、資料筆數龐大等等,透過「大量」,使得初期投入的各種成本經過平均之後顯得相對低廉、有效率,如此一來,效能強大的工具才能產生其應有的效益。而不是擁有一項好的工具之後,便無處不用;有些時候,最原始的方法反而是最好的解決方案。

因此,當我們考慮是否要採用一項新的工具時,應該先要冷靜地思考這項工具的用途與用法。一味地排斥,固然得不到運用工具所帶來的好處;但如果過於迷信,同樣產生不了太大的效果。因為一項好的工具,其應用的重點並不是「多用」,而是要「善用」!

(本文取材自「聯強EMBA」,為聯強國際集團內部管理課程主題)

「聯強EMBA」授權書 @Synnex

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