【聯強EMBA】電子郵寄,讓主管慢性失職及失能
作者:杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)

    電子郵寄的功能強大,能在瞬間就同時郵寄訊息給成千上萬的人,是一個非常好用、且效率極高的工具。

    過去,特定訊息要發送,必須透過層層主管接收訊息、掌握住要點後,再往下傳遞。一層層傳遞時效既慢,傳遞到末稍的訊息,也易有所偏差。現在,只要發出一封電子郵件,直接點選直接部屬、部屬的部屬、甚至其他部門的同仁為收件人,訊息即可跨部門、跨層級被同步「傳達」出去。而原來處於「承上啟下」地位的中層主管,也因為此一功能,放心的以為上層主管的訊息已同步傳給自己及部屬,部屬「應該都有收到訊息,他們都會知道」,而未再作任何確認動作。

    但是,訊息有其不同的深淺及難易程度,收訊端解讀愈透澈,執行就愈落實,也愈靈活。而組織的架構之所以設計不同層級主管以及基層員工,就是因為解讀能力有其差異。如果天真的以為,「訊息送到就OK」,那就顯示出你的膚淺,以及執行能力可能出現缺失。

    因為,若是其他配合部門的人關注度與解讀度有所不足,此雖為其部門主管的責任,但因對方勢必執行不佳,相對就會影響自己部份的績效。但是,倘使是自己的部屬關注度與解讀度不足,那不僅是自己的責任,同時也直接影響自己的整體績效。所以,一個部門執行力不彰,內部運作各唱各的調,而形成混亂、績效不彰的結果,都是源自於主管的失職。

    當一個主管認為「訊息送到就OK」,容易產生「我不必再告知了」的認知,這將是最大的盲點與陷阱的開始。因為,倘使一個主管有認知到要負起「讓部屬都知道」的責任時,他會先深度的去理解訊息的意涵與精神,同時思考用部屬容易了解的「說法」,詳加解說。並且,持續觀察部屬的反應及行為,以偵測部屬是否完全理解。

    經過這樣的過程,主管本身也會在「教學相長」的情況下,對訊息有更深一層的理解,學得知識及深度。同時,主管也能從「說法」與「部屬認知度」的差異中,認知到基層、資深人員等不同背景的人,有不同的思維習慣與盲點,進而培養主管非常重要的能力之一─「對部屬的了解」(因為不了解部屬,如何管理、輔導部屬?)而且,為了提高部屬的認知了解度,主管也會去思考出更好的「說法」,如此一來,即能不斷提升其表達、論述的技巧與能力。

    所以,當電子郵件可高效率的同時寄送到各層級部屬的情況下,主管不知不覺中忘掉了─「確實讓部屬充分認知,才能落實執行」的職責,那就是失職。久而久之,因為不需要去思考「如何解說」,忽略去深度思考訊息的意涵與精神,漸漸的,能力深度無法提升,甚至還會逐漸退化;同時,表達與論述能力,也無法精進,這就是失能。

    所有的事物有一好,必有一壞,最重要的是,要有配套措施來彌補其缺失。因此,主管不能因為電子郵件的自動傳送,而不自覺的「自廢武功」,放掉原來主管職責該做的事情。否則,好的工具,反而戕害了管理的職責與職能。(Y50809)

(本文取材自「聯強EMBA」,為聯強國際內部管理課程主題)

「聯強EMBA」授權書 @Synnex

ezpost 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()