【聯強EMBA】會議的訓練與共識功能
作者:杜書伍 (聯強國際總裁兼執行長)

    在傳統的觀念中,開會是為了討論事務。在此定義下,一般人往往認為開會非得針對特定事項進行討論不可,卻忽略了會議更重要的功能,亦即訓練與共識。

    會議大致可分為兩類:定期會議與專案會議。其中,專案會議主要針對特定主題討論,而真正要花時間討論的事項,則不應該排入定期會議的議程中。針對定期會議,則可分為兩種狀況來探討,屬於較為基層的定期會議,與會成員的同質性較高;而越往組織的高層,由於橫跨的部門較多,與會成員的同質性也隨之降低。

    就與會者同質性高的定期會議而言,會議內容著重在訊息交換,以及工作上面臨問題的討論與解決。無論是數日一次的晨會,或是每週、每月一次的週會、月會,與會成員各自談論所遭遇的事件,與其他成員分享,其效果在於增加所有成員的閱歷,同樣的經驗,無須每位成員均親身經歷才能獲取,甚至犯同樣的錯誤來換取教訓。這便是會議的訓練功能,此一過程比解決問題來得重要。

    要強化會議的訓練功能,主管應該針對部屬提出的報告內容,加入本身的看法。主管的閱歷比部屬豐富,但平常不見得能一一提出與部屬分享,唯有透過討論,經由互動的過程來誘發主管相關的思考,而給予部屬更高頻率的機會教育。因此,在會議過程中,主管應不斷拿出其經驗來,並且擴大闡述,使部屬的認知範圍加大,提升其學習效果

    另一方面,主管更應適時拉高討論的層級,將範圍延伸到其他型態的事件上,增廣應用面,達到讓部屬舉一反三的效果。例如業務單位提出因地震導致部分地區的市場買氣不振時,主管便可將其引導到哪些天然災害會造成類似情形?該如何因應?其效果是在事件尚未發生之前,相關人員已可預先思考因應對策,讓心中先有個譜。

    會議的另一功能是共識的形成與強化。由於組織中每個成員的狀況不一,使得主管在運作方式與習慣的要求上,必須持續地督促部屬,讓所有成員步上軌道並達到較一致的運作標準,而定期性的會議便是最佳的機會。

    在會議的訓練與共識功能下,主管針對會議外已經與個別成員討論過,並已解決的事項,如果具有重要性,仍應在會議中主動提出來談論。此外,所有成員也都應該不忌諱談論失敗的案例,要有大家都在學習、都難免會犯錯的心理建設。錯誤的案例往往能提供更多的學習機會,固然成功的方法具有參考價值,但減少犯錯卻可讓損耗降至最低,要達到此一目的,主管須注意技巧問題。

    在與會成員為跨部會、同質性低的會議方面,可能出現的問題更多。由於與會者來自不同部門,不僅對彼此間的運作較為陌生,甚至認為事不關己,這使得會議往往陷入各自輪流唱獨腳戲的窘境。

    事實上,跨部門的學習對組織成員而言,是更為重要的訓練。雖然在組織當中,成員可以透過職務的輪調而學習到不同部門的運作知識,但畢竟不可能走遍所有部門,因此,會議便成為學習其他部門之「異業知識」的絕佳機會。一個部門的主管,如果不能瞭解其他部門的運作,則其決策將因無法充分考量周邊配套而品質低落。

    以會議進行跨部門學習,高階主管須扮演「轉譯者」的重要角色,幫助不同部門間互相瞭解對方談論的內容,且當某部門提出一項問題時,主管應告訴旗下其他部門的成員,此一事件對其有何影響。此外,由於不同部門之間,在權責歸屬上常存有灰色地帶,高階主管間的會議也可減少此一情形,提高整體運作的協調性。掌握上述開會的關鍵,可大幅增進部門內與部門間的共識,避免形成多頭馬車而導致效率低落。

    定期會議之外,則是專案會議,其特性是針對特定的主題、與會者的意見多、會議時間長,且不見得可以立即得到結論,這是團隊共事必然的情形。然而,專案會議最常陷入的狀況是,各部門與會代表的思考面向不一致,且除了主導單位有較詳盡的會前準備之外,其他成員只是形式與會,在各自處於不同狀態的情形下,會議過程往往很難聚焦,甚至在彼此互相遷就下,得出荒謬可笑的結論。

    有鑑於此,專案會議的主持者應開宗明義地將會議主題的背景、目的說明清楚,確定基本的原則與精神,藉此將所有與會者拉向相同的基調與頻率。此外,會議須依不同部門關連性的高低,視每次會議內容的定位,彈性調整每次的與會部門,避免勞師動眾。

    許多人認為開會沒有必要,其理由是同一部門的成員平日直接溝通即能解決問題,但如此卻無法達到成員之間互相汲取對方經驗的效果,且易因成員們主動程度的不同,而與主管產生不同的互動頻率,造成整個部門成員得到的訊息不一致,降低了共識程度。

    不開會的另一個理由是「沒時間」,然而,忙得沒時間的原因很可能就出在未能善用會議的訓練與共識功能,而必須花更多時間重複處理同樣問題,導向惡性循環。就此而言,定期會議一定要定期召開,讓每位成員排開其他行程,否則,出席狀況零零落落,最後便無疾而終,無法產生任何效果。

(本文取材自「聯強EMBA」,為聯強國際內部管理課程主題)

「聯強EMBA」授權書 @Synnex

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